Einleitung
Jeder redet von Automatisierung. Aber was heisst das konkret? Viele denken: "Die KI macht jetzt alles für mich." Falsch.
Automatisierung bedeutet nicht, dass du am Ende nichts mehr zu tun hast. Es bedeutet: Du verbringst deine Zeit mit den Dingen, die wirklich dein Gehirn brauchen – statt bis 23 Uhr Belege zu sortieren.
In diesem Ratgeber zeige ich, was Automatisierung wirklich ist, wo sie Sinn macht und wie du in Produktion, Handel, E-Commerce oder klassischem KMU-Alltag klein anfangen kannst.
Die Herausforderung
Was ist überhaupt Automatisierung?
Nehmen wir Buchhaltung: Digitalisierung bedeutet, du scannst einen Beleg und legst ihn digital in einem Ordner ab. Automatisierung bedeutet, ein Programm erkennt automatisch "Das ist von Büromarkt XY" und legt es im richtigen Ordner ab.
Stell dir vor: Statt einen Mitarbeiter einzustellen, der den ganzen Tag Belege abheftet, hast du eine Maschine, die das macht. Eine physische Maschine wäre teuer. Aber ein Programm? Das macht es digital – deutlich günstiger.
Die typischen Zeitfresser:
- Buchhaltung: Belege buchen, Rechnungen schreiben
- Angebote erstellen: Alles per Hand in Word oder Excel eintippen
- Verwaltung: E-Mails beantworten, Daten von A nach B kopieren
- Die "dumme Arbeit": Alles, was du öfter als 2-3x am Tag machst und immer gleich ist
Die Realität:
Ein Geschäftsführer verbringt unnötig viel Zeit in der Verwaltung. Zeit, in der er Geld verdienen könnte – statt Belege zu sortieren.
Die Lösung
Der richtige Ansatz:
Wir automatisieren nicht, damit wir weniger zu tun haben. Wir automatisieren, damit wir unsere Zeit sinnvoller nutzen können. Die 70% Zeit, die wir bei Buchhaltung sparen, nutzen wir, um Geld zu verdienen.
Die wichtigste Regel: Nur automatisieren, was du verstehst
Du kannst einem Roboter nur zeigen, wie man eine Wand streicht, wenn du es selbst perfekt kannst. Nur dann merkst du, ob der Roboter es richtig macht.
Das bedeutet: Wenn du einen Prozess nicht selbst verstehst, automatisiere ihn nicht. Sonst merkst du nicht, wenn nur Unsinn dabei herauskommt.
✅ Was man automatisieren kann:
- Buchhaltung: 70% der Belege automatisch buchen lassen
- Rechnungen: Automatisch aus Kundendaten generieren
- Angebote: Vorlagen automatisch mit Daten füllen
- Ausschreibungen: Automatisch online abrufen
❌ Was man NICHT automatisieren sollte:
- Sales/Vertrieb: Menschen kaufen von Menschen
- Support: Chatbots nerven – Kunden wollen echte Menschen
- Überall, wo die Schnittstelle zum Kunden ist
Die Umsetzung – klein anfangen:
Schritt 1: Prozesse verstehen
- Was mache ich den ganzen Tag?
- Wo habe ich eine klare Struktur?
- Was ist immer gleich?
Schritt 2: Quick Wins umsetzen
- Automatische E-Mail-Antwort: "Deine Nachricht ist angekommen"
- Einfache Belege automatisch buchen
- Rechnungsvorlagen automatisch ausfüllen
Schritt 3: Schritt für Schritt erweitern
- Einzelne Tasks automatisieren
- Nicht alles auf einmal umkrempeln
- Nach Pareto-Prinzip: Erst die 80% einfachen Aufgaben automatisieren
Beispiele aus der Praxis
Buchhaltung: Von 10 Stunden auf 3 Stunden
Vorher: Geschäftsführer sitzt jeden Monat 10 Stunden an der Buchhaltung. Belege sortieren, manuell eintippen, verbuchen.
Nachher: Automatische Belegerfassung erledigt 70%. Nur noch 3 Stunden für Kontrolle und knifflige Fälle. 7 Stunden gewonnen – für weitere Aufträge.
Angebote: Von 30 Minuten auf 5 Minuten
Vorher: Für jedes Angebot Word-Vorlage öffnen, Kundendaten manuell eintippen, Positionen abtippen, als PDF speichern, per E-Mail schicken.
Nachher: CRM-System generiert Angebot automatisch aus Kundendaten. Ein Klick, fertig. 25 Minuten gespart pro Angebot – bei 20 Angeboten im Monat sind das über 8 Stunden.
E-Mail-Automatisierung: Erster Eindruck zählt
Vorher: Kundenanfrage kommt rein, liegt manchmal Stunden unbeantwortet. Wirkt unprofessionell.
Nachher: Automatische Antwort: "Danke für deine Nachricht, wir melden uns innerhalb von 24h." Kein Code nötig, jeder kann's einrichten.
Fazit
Automatisierung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, Nacharbeit zu reduzieren, Übergaben zu stabilisieren und Zeit für wertschöpfende Aufgaben freizuspielen.
Die wichtigsten Learnings:
- Automatisierung ≠ weniger Arbeit. Es bedeutet: Zeit für die richtigen Dinge.
- Nur automatisieren, was du verstehst. Sonst merkst du nicht, wenn's schiefläuft.
- Klein anfangen. Einzelne Tasks, nicht gleich alles umkrempeln.
- Mindset ist wichtig. Siehst du den Vorteil? Dann lohnt sich der Aufwand.
Die Rechnung nach 3-6 Monaten:
- 50-70% weniger Zeit für Verwaltung
- Mehr Zeit für Aufträge = mehr Umsatz
- Mensch ist teuer, Software nicht
- Quick Win: Automatische E-Mails – heute noch umsetzbar
Die entscheidende Frage: Wofür möchtest du arbeiten? Für manuelle Übergaben und Excel-Workarounds – oder für stabile Abläufe, Transparenz und Wachstum?